Automatización del registro de facturas recibidas
nabucoERP incorpora una nueva integración con la DIAN que permite consultar, importar y organizar automáticamente las facturas electrónicas de compra recibidas por la empresa. Esta funcionalidad responde a una necesidad clave en la operación diaria: reducir la digitación manual de facturas de proveedores, evitar duplicados y mejorar el control documental sobre las obligaciones recibidas.
Con este nuevo flujo, las facturas disponibles en el portal DIAN pueden ser llevadas directamente a nabucoERP como facturas de compra, quedando disponibles para su revisión, validación y posterior gestión administrativa, contable y operativa.
Nuevo módulo: Importar Facturas Portal DIAN
El nuevo módulo Importar Facturas Portal DIAN (FC017) permite centralizar el proceso de descarga e importación de facturas electrónicas recibidas. A partir de un rango de fechas y del token de acceso generado por la DIAN, el sistema consulta las facturas disponibles y ejecuta automáticamente las validaciones necesarias antes de registrarlas en nabucoERP.
Durante el proceso, nabucoERP permite:
- Descargar el ZIP oficial de cada factura recibida desde la DIAN.
- Verificar si la factura ya existe en nabucoERP, evitando duplicados.
- Crear automáticamente el proveedor en el módulo de compras.
- Crear el aliado o tercero correspondiente en el módulo de contabilidad.
- Registrar la factura de compra en nabucoERP.
- Conservar el ZIP oficial como adjunto de la factura.
- Liquidar los impuestos asociados.
- Dejar la factura en estado borrador, lista para revisión, emisión y generación de la causación contable.
De esta manera, el usuario puede identificar fácilmente cuáles facturas fueron importadas, cuáles ya existían y cuáles requieren revisión por advertencias o errores durante el proceso.
¿Dónde se utiliza?
La funcionalidad se encuentra en:
nabucoERP > Ciclo de Compras > Importar Facturas Portal DIAN
Desde esta opción, el usuario puede crear un nuevo proceso de importación, definir el periodo a consultar, ingresar el token DIAN y hacer seguimiento al avance de la importación.
NOTA: Si no se muestra en su menú de acceso, solicite al Administrador del sistema permisos sobre el módulo FC017.
Instrucciones de uso
Para importar facturas recibidas desde la DIAN, siga estos pasos:
- Ingrese a nabucoERP > Ciclo de Compras > Importar Facturas Portal DIAN.
El sistema mostrará la lista de procesos de importación existentes. - Presione Nuevo.
Se abrirá el formulario para crear un nuevo proceso de importación. - En el campo Desde, seleccione la fecha inicial del periodo que desea consultar en la DIAN.
- En el campo Hasta, seleccione la fecha final del periodo.
Con estos dos campos queda definido el rango de búsqueda que usará el sistema para consultar las facturas recibidas. - En el campo Token DIAN, ingrese el token o la URL enviada por la DIAN al correo registrado en ese portal.
Para obtenerlo, abra el correo de la DIAN con el asunto “Token Acceso DIAN”, (enviado por ellos para la autorización de ingreso), haga clic derecho sobre el botón “Ingrese aquí”, seleccione “Copiar vínculo” y pegue el texto copiado en el campo Token DIAN. - Presione Importar Facturas desde DIAN.
nabucoERP encolará la solicitud y mostrará una confirmación indicando que la importación fue solicitada. El proceso puede tardar varios minutos. - Revise la pestaña Resultados.
Allí podrá consultar los mensajes generados durante el avance del proceso. Los tipos principales de mensaje son Confirmación, Advertencia y Error. Use la opción Refrescar para actualizar el estado. - Consulte el mensaje Resumen DIAN.
Este es el último mensaje generado al finalizar el proceso e indica cuántas facturas fueron importadas, cuántos duplicados se detectaron y si se presentaron errores o advertencias. - Revise las advertencias de duplicados.
Las facturas que ya existen en nabucoERP se informan como Advertencia y no se vuelven a crear. - Revise los errores, en caso de existir.
Cada error indica la factura afectada y la causa. Si el sistema alcanzó a crear una factura en estado borrador, el mensaje puede incluir un enlace para abrirla directamente. - Ingrese al módulo de Facturas de Compra para revisar las facturas importadas.
Resultado esperado
Al finalizar el proceso, las facturas nuevas quedan disponibles en nabucoERP como facturas de compra en estado borrador. Desde allí pueden ser revisadas manualmente para validar proveedor, valores, impuestos y adjuntos antes de su emisión.
Una vez emitidas, las facturas continuan su flujo administrativo y contable, incluyendo la afectación automática de las cuentas por pagar y la generación de la causación contable correspondiente.
Beneficios principales
Esta integración permite reducir significativamente el registro manual de facturas de proveedores, mejorar la trazabilidad documental, evitar duplicados y agilizar el proceso de revisión y contabilización de obligaciones recibidas. Además, al conservar el ZIP oficial descargado desde la DIAN como adjunto de la factura, su empresa mantiene un soporte documental completo y centralizado dentro de nabucoERP.