La importación de facturas electrónicas de proveedor en nabucoERP ahora incorpora una mejora importante: además de registrar la factura en el sistema, el proceso puede buscar órdenes de compra pendientes de facturación del mismo proveedor e intentar emparejarlas automáticamente con la factura recién importada.
Esta funcionalidad responde a una necesidad frecuente en la operación: muchas veces la factura del proveedor no coincide de forma exacta con la información registrada en la orden de compra. Aun así, nabucoERP puede analizar la información disponible y proponer una asociación entre lo facturado y lo pendiente por facturar, facilitando el proceso de revisión y emisión de la factura.
¿En qué consiste la nueva funcionalidad?
Al importar el archivo XML de una factura electrónica de proveedor, el sistema no solo crea el documento en nabucoERP, sino que además revisa si existen órdenes de compra pendientes de facturación para ese proveedor e intenta relacionarlas con las líneas de la factura.
El proceso de emparejamiento contempla situaciones comunes como las siguientes:
El proveedor puede reportar en la factura códigos de producto distintos a los utilizados en nabucoERP.
Las cantidades pueden estar expresadas de forma diferente. Por ejemplo, una orden de compra puede registrar 20 unidades de un producto, mientras que la factura reporta 1 caja con 20 unidades.
La orden de compra puede estar en una moneda distinta a la de la factura.
Los valores monetarios de la factura pueden presentar pequeñas variaciones frente a los registrados en la orden de compra.
Puede haber varias órdenes de compra pendientes con productos similares o iguales.
Debido a estas condiciones, el emparejamiento no se realiza con una lógica exacta, sino mediante técnicas probabilísticas que buscan la coincidencia más probable entre lo solicitado y lo facturado. Por esta razón, es indispensable que el usuario revise cuidadosamente las recomendaciones del sistema y, si es necesario, realice los ajustes correspondientes antes de emitir la factura.
Consideración importante:
Esta funcionalidad no aplica para proveedores que tengan configurado un producto habitual de compra, como puede ocurrir en casos como restaurantes, estaciones de servicio u otros escenarios similares. Para más contexto sobre este tipo de configuración (Ver sección Configuración para importaciones simplificadas por proveedor),
¿Dónde se utiliza?
La funcionalidad se utiliza en la aplicación Factura de Compra, disponible desde el menú principal de nabucoERP.
¿Cómo utilizar esta funcionalidad?
Ingrese a la aplicación Factura de Compra desde el menú principal.
Inicie la creación de una nueva factura.
Presione el botón Adjuntos.
Adjunte el archivo .xml correspondiente, previamente extraído del archivo .zip recibido del proveedor.
Presione el botón Importar FE.
El sistema importará y procesará la información del XML.
Si la importación es exitosa, nabucoERP buscará órdenes de compra pendientes de facturación del mismo proveedor y las asociará a la nueva factura, de forma que al emitirla puedan descontarse las cantidades y valores pendientes por facturar en dichas órdenes. Una misma factura puede quedar asociada a varias órdenes de compra.
Revise los números de orden de compra asignados, así como los códigos de producto y las cantidades sugeridas. Si lo considera necesario, ajuste manualmente el emparejamiento.
Emita la factura.
¿Cómo ajustar las recomendaciones de emparejamiento?
En algunos casos, el sistema puede no encontrar una coincidencia adecuada para una línea de la factura importada. Cuando esto ocurra, asignará el código de producto Por identificar a esa línea:
También puede suceder que el sistema asocie una línea de factura a una orden de compra distinta de la esperada. Esta asignación puede revisarse en la columna Número OC del panel Producto:
Para modificar la orden de compra sugerida:
Seleccione la línea de la factura que desea ajustar.
Active el panel Cargar a.
Despliegue la lista de selección del campo Número OC.
El sistema mostrará los ítems de todas las órdenes de compra del mismo proveedor que se encuentren pendientes de facturar.
Seleccione la línea deseada y presione el botón Guardar.
Con esta acción, la línea de la factura quedará enlazada a la orden de compra y a la línea específica que usted haya seleccionado.
Beneficio esperado
Esta mejora agiliza el registro de facturas de proveedor y reduce el trabajo manual de asociación con órdenes de compra, especialmente en escenarios donde la información no coincide de forma literal. Al mismo tiempo, mantiene el control del usuario sobre la decisión final, permitiendo validar y corregir las sugerencias antes de emitir la factura.